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Teamspace4students: Stets am Puls wie im Büro

Mit teamspace.de können Kleinunternehmen ihre Teamarbeit organisieren. Für Studenten gibt's das Ganze kostenlos: unbefristet und mit vollem Leistungsumfang. Onlinekosten.de hat das Portal unter die Lupe genommen.

05.04.2010, 12:01 Uhr
Netzwerk© TheSupe87 / Fotolia.com

Drei BWL-Studenten haben eine Idee: Lisa, Tom und Judy wollen eine virtuelle Firma gründen. Oder ein Produkt für einen Wettbewerb von der Entwicklung bis zur Marktreife begleiten. Prima Idee, doch es gibt ein Problem: Lisa wohnt in München, Tom in Kiel und Judy in Los Angeles.

35.000 Studenten nutzen teamspace

Aber die Zukunft ist ja virtuell, wie Trends wie Facebook und soziale Netzwerke belegen. Und so gibt es auch für Lisa, Tom und Judy eine Lösung: Webseiten-Betreiber 5 Point aus Darmstadt hat das Portal teamspace.de entwickelt. Die Idee: Teams arbeiten weltweit gemeinsam an einem Projekt, tauschen Ideen und Dokumente aus, chatten und vereinbaren Termine - ohne sich je gesehen zu haben. Studenten, Schüler und Lehrkräfte können die Anwendung unter Teamspace4students kostenlos nutzen – zeitlich unbegrenzt und ohne Abstriche von der Profi-Version.

"Die Gruppe erkennt schnell den Nutzen der Software", freut sich Pressesprecherin Sybille Stöckle, "und das verbreitet sich sehr schnell". So sollen bereits 35.000 Studierende weltweit die Webseite und ihre mehrsprachigen Schwesterportale nutzen. Grund genug für onlinekosten.de, sich das Portal einmal näher anzusehen.

Über Meilensteine zum Fernziel

teamspace.de und teamspace4students.de bieten ähnliche Funktionen wie Microsofts Kommunikations-Anwendung SharePoint. Der Teamleiter kann bis zu 100 Mitglieder große Teams anlegen, die per E-Mail zum Beitritt aufgefordert werden und bei Bedarf verschiedene Rechte erhalten. Im Kalender können die Nutzer einander zu Terminen einladen, Verabredungen zu- oder absagen und Kontakte und Meetings mit Microsoft Outlook synchronisieren – letzteres gilt allerdings nicht für Nutzer von Lotus Notes oder Apple-Computern.

Den Überblick behalten Teamleiter und Mitglieder mit Hilfe der Projektverwaltung. Sie zeigt an, wer welche Arbeitspakete absolvieren muss und ob jemand von den Zwischenfristen ("Meilensteinen") abweicht. Ein Live-Chat sorgt für virtuelle Nähe und eine Zeiterfassung hilft beim Abrechnen. Außerdem dabei: eine Datei-Ablage bis zu 100 Megabyte für Briefvorlagen, Präsentationen und ähnliches.

Der Redaktionstest zeigt: Das virtuelle Team ist problemfrei und selbsterklärend angelegt. Nur Adresse und Telefonangaben verbergen sich geheimnisvoll im linken Menü: Wohl dem, der eine Spürnase hat.

Neue Mitglieder werden per E-Mail eingeladen – und sollten die Debüt-Mail auch besser nicht löschen. Denn wer sich später einloggt, wird nicht nur nach dem Passwort , sondern auch nach der Team-Id gefragt. Wer den Kopf ohnehin schon voller Passwörter hat, nutzt gern die bequeme Seitentür des ersten Tags ins virtuelle Büro.

Das Portal empfängt den Nutzer mit der Tagesübersicht. Sie zeigt aktuelle Aufgaben und laufende Diskussionen an, beispielsweise zum Thema Firmenname oder Auftragsvergabe an Externe. Auch die "angemeldeten Mitglieder" sind hier gelistet, wobei es im Redaktionstest bis zu einer halben Stunde dauern kann, bis das System erfasst hat, dass ein Teamer inzwischen "off(line)" ist.

Erster Eindruck: Schlichte Grafik

In einem nächsten Schritt gelangt der Nutzer auf die Teamseite, eine eher nüchterne Fläche mit abstrakten Grafiken, die an eine Beta-Version erinnern. Die weiteren Funktionen verbergen sich in der horizontalen Menüleiste, vor allem in der etwas versteckten "Verwaltung", mit der der Teamleiter seinem Teamspace grafisch und faktisch Leben einhaucht. Hier werden die Mitglieder erfasst, hier wird das Forum konfiguriert und das Design individuell aufgepeppt. Der Leiter kann zwischen zwei Grundfarben wählen, dem Team ein Logo zuweisen und die Teamer können ihr Image mit Avataren aufpolieren. Wichtig: Hier wird auch die Sicherheit konfiguriert wie zum Beispiel SSL-Verschlüsselung.

Um die Teamer am Ball zu halten, kann der Leiter einen Newsletter einrichten. Er informiert seine Kollegen wahlweise täglich, wöchentlich oder monatlich über aktuelle Team-Belange. Praktisch: Ein Logbericht informiert den "Chef" über die Aktivitäten seines Teams auf der Teamseite.

Mit an Bord: Chat und E-Telegramm

Ähnlich wie in Microsoft Outlook können die Teamer interne Einzel- oder Serientermine anlegen, Anfragen mit Vorbehalt zu- oder absagen und die Terminbelegung der einzelnen Mitglieder abfragen. Externe kommen über die Kontakteliste mit ins Boot.

Kleiner Haken, große Wirkung: Wer die Einladungs-Checkbox am Fuß der Maske übersieht, wird sich wundern, dass er keine Zusagen erhält. Und Zu- oder Absage-Hinweise anderer Meeting-Teilnehmer kommen auf den ersten Blick wie neue Einladungen daher.

Im Nachrichten-Modul können die Teamer per E-Mail Informationen austauschen und chatten, sofern sie Java auf dem Computer zulassen. Auch Soforttelegramme für Live-Nutzer sind im Programm, die auch tadellos funtionieren. Außerdem stehen den Nutzern monatlich fünf kostenlose SMS zur Verfügung – jede weitere kostet 15 Cent. Das nützt aber nicht viel, wenn sie im Nirwana verlorengeht: Im Redaktionstest kam die SMS nicht an.

Um die Kollegen aktiv zu halten, können Teamleiter und Teamer Aufgaben vergeben. Aber Vorsicht: Wer die Erinnerung auf dem zweiten Reiter übersieht, darf sich nicht wundern, wenn der Job wie angestaubte Ware im Regal liegenbleibt. Denn automatisch gehen keine E-Mails ab: Der Empfänger sieht den Job erst beim nächsten Besuch im Portal oder via Newsletter. Und hat er den Job erledigt, wird er lang auf sein Fleißkärtchen warten, wenn er nicht aktiv Rauchzeichen gibt. Hier wäre eine automatische "Erledigt"-Info wünschenswert.

Die Dateiablage hingegen ist einfach und übersichtlich. Office- und Bilddokumente können problemlos abgelegt, in Ordnern sortiert und online bearbeitet werden. Wer das verhindern will, kann die Datei per Schloss-Symbol sperren, um sie vor Missbrauch zu schützen.

Fazit

teamspace4students.de ist ein umfassendes Gruppen-Portal, das seine Stärke dort entfaltet, wo Teamkollegen einander selten oder gar nicht persönlich treffen. Ganz einfach ist es allerdings nicht, alle Optionen auf die Schnelle zu erfassen. Grafisch könnte noch einiges passieren und manches Detail wie die SMS-Benachrichtigung sollte nochmal in die Entwicklerschmiede.

Auch das Handbuch im Downloadbereich könnte ein Facelifting vertragen: Die Grafik entspricht nicht dem aktuellen Layout, und die auf der Website versprochene Umfrage-Option sucht der geneigte Nutzer sowohl in Anleitung und Website vergebens.

Dennoch: Studenten, Schüler und Lehrer haben hier zum Nulltarif ein mächtiges Werkzeug an der Hand, um ein Lern-Projekt, eine Band oder eine Sportgruppe zu organisieren. Statusberichte halten die Mitglieder auf dem laufenden, und Details wie Meilenstein- Planung und Arbeitszeiterfassung werden die Nutzer auch nach der Uni oder Schule durchs Berufsleben begleiten. Für Unternehmen und Ex-Studenten bietet der Betreiber eine kommerzielle Lösung ab 12,90 Euro netto pro Team im Monat an. Hinzu kommen 4,90 Euro pro Mitglied und Monat. Eine Light-Version ohne Dateiablage ist zu 5,90 Euro pro Team und Monat erhältlich.

(Dorothee Monreal)

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