Videokonferenz
Videotelefonie© goodluz / Fotolia.com

Videokonferenzen: Hangouts, Teams und Co.

Wenn Kunden, Geschäftspartner und Kollegen sich an unterschiedlichen Standorten befinden, bieten sich Videokonferenzen an, um miteinander in Kontakt zu bleiben. Zu den bekanntesten gehören Google Hangouts und Microsoft Teams.

Unsere globalisierte und digitalisierte Welt führt dazu, dass sich nicht nur Kunden und Geschäftspartner, sondern auch die Mitarbeiter eines Unternehmens selbst öfter an unterschiedlichen Standorten befinden. Dabei ist es nicht immer möglich, dass alle für ein Meeting an einen gemeinsamen physikalischen Ort reisen. Damit der Kommunikationsfluss und der Informationsaustausch dennoch reibungslos funktionieren, setzen Unternehmen zunehmend auf Videokonferenzsysteme.

Dieser anhaltende Trend bewirkt, dass der Markt an Videokonferenzsoftware stetig wächst und dass Anbieter mehr und mehr smarte Features in ihre Tools integrieren. Doch welche Videokonferenzsysteme beherrschen derzeit den Markt, wie hoch sind die Kosten, welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein und welche Software eignet sich für welches Unternehmen?

Videokonferenzsysteme im Überblick

Videokonferenzsysteme bieten Anwendern die Möglichkeit, Daten und Informationen über Audio- und Videokommunikation einfach und in Echtzeit auszutauschen. Im Gegensatz zur klassischen Telefonkonferenz weisen Videokonferenzsysteme eine visuelle Komponente auf, wodurch zum Beispiel das gemeinsame Erarbeiten von Inhalten besser möglich wird. VoIP-HeadsetViel braucht es nicht für eine Videokonferenz: Mit Headset und Webcam hat man das wichtigste schon beisammen.© Harald Richter / Fotolia.comFür die Umsetzung von Videokonferenzen stehen unterschiedlichen Techniken zur Verfügung. So gibt es beispielsweise professionelle Raumsysteme, die spezielle Hardware und Software benötigen. Die integrierten Systeme ermöglichen es mehreren Mitarbeitern an einem Standort, gemeinsam, also beispielsweise in einem Besprechungsraum, mit Teams an anderen Standorten zu kommunizieren.

High-End-Raumsysteme sind jedoch aufgrund des technologischen Set-ups und der notwendigen Infrastruktur relativ kostspielig, wodurch sie überwiegend in großen Unternehmen zum Einsatz kommen. Eine schlanke Alternative zu Raumsystemen sind Desktopsysteme und Tools, die direkt in der Cloud zur Verfügung gestellt werden. Diese oftmals kostenlosen Systeme eignen sich insbesondere für Unternehmen, die auf Telearbeit beziehungsweise Homeoffice setzen. Mitarbeiter, die in den eigenen vier Wänden arbeiten, benötigen hierbei zusätzlich zum Rechner ein Mikrofon, eine Webcam, Lautsprecher sowie einen Internetanschluss.

Beliebte Videokonferenzsysteme: Eine Auswahl

Microsoft Teams

Microsoft Teams ist vollständig in die Microsoft Office 365 Suite integriert und gilt als offizieller Nachfolger von Skype for Business. Dabei lässt sich Microsoft Teams von jedem User, der über ein Microsoft-Konto verfügt, kostenlos nutzen. Die freie Version eignet sich insbesondere für Unternehmen, die Videokonferenzen im kleinen und mittleren Rahmen abhalten möchten. Neben der gewöhnlichen Übertragung von Audio und Video integriert Microsoft Teams zudem auch eine Funktion zur Bildschirmfreigabe sowie praktische Chat- und Aufzeichnungsfunktionen. Der Speicherplatz ist jedoch auf 2 GB pro Teilnehmer beschränkt. Wer mehr Power benötigt, kann auf die Business- und Enterprise-Versionen des Videokonferenzsystems zurückgreifen, die eine bessere Auflösung, mehr Speicherplatz und bis zu 250 Teilnehmer pro Konferenz erlauben.

Google Hangouts Meet

Google Hangouts Meet

Google Hangouts Meet ist Teil von Googles G Suite und ähnelt in seinem Aufbau und in seinem Funktionsumfang Microsoft Teams. Das Tool lässt sich sowohl über den Browser als auch über mobile Apps bedienen, wobei den Nutzern neben Videokonferenzen und einer Streaming-Funktion auch Features für Sofort-SMS und Anrufe zur Verfügung stehen. In der Basisversion sind die Anzahl der Teilnehmer sowie die Speicherkapazitäten beschränkt. Für Unternehmen, die größere Konferenzen abhalten möchten, bietet Google die G Suite Business an. Für Schüler und Studenten stellt Google wiederum eine eigene G Suite for Education zur Verfügung, mit der es möglich ist, ganze Klassenräume virtuell zu simulieren.

Zoom

Zoom ist heutzutage einer der führenden Anbieter für Videokonferenzen weltweit. Der Erfolg des Tools ist hierbei insbesondere der attraktiven Preisgestaltung geschuldet. So ist die Basisversion der Software, die für viele Unternehmen ausreichend ist, kostenlos. Die Basisversion umfasst eine unbegrenzte Anzahl an Videokonferenzen, wobei "One-to-One Meetings" auch keine zeitliche Limitierung haben. Gruppenkonferenzen, mit bis zu 100 Teilnehmern, sind in der kostenfreien Version jedoch auf 40 Minuten begrenzt. Die Wiedergabe der Videos erfolgt in HD, wobei auch Aufzeichnungen und Gruppenchats zur Verfügung stehen. Anspruchsvolle Nutzer können zudem auf die Pro-Version zurückgreifen. Dieses Paket umfasst eine unbegrenzte Meeting-Dauer sowie Reporting und die Möglichkeit, die Konferenzen automatisch in der Cloud zu speichern.

Smartphone InternetPer Link kann man auch übers Smartphone konferieren.© Robert Kneschke / Fotolia.com

Jitsi

Bei Jitsi handelt es sich um ein kleines und kostenfreies Tool, welches speziell für die Verwendung am Smartphone entwickelt wurde. Für die Nutzung der Software müssen sich Teilnehmer nicht eigens registrieren. Vielmehr wird die Konferenz über einen einfachen Link initiiert, wobei auch eine einfache Integration in die beliebte Kollaborationssoftware Slack zur Verfügung steht.

Fazit

Videokonferenzsysteme ermöglichen ein ressourcenschonendes und effizientes Arbeiten, unabhängig von Zeit und Ort. Dank der großen Flexibilität von Videokonferenzen lassen sich Meetings bei Bedarf auch kurzfristig ansetzen. Dieses Vorgehen ermöglicht es, Informationslücken und Probleme schnell zu adressieren und zu lösen. Zudem schonen Videokonferenzsysteme nicht nur das Budget, sondern auch die Umwelt, da Geschäftsreisen neben hohen Kosten auch eine höhere CO2-Belastung verursachen.

Zum Seitenanfang