PDF
TouchscreenAdobe hat seine Monopolstellung bei Lesen und Bearbeiten von PDF-Dateien längst eingebüßt.© buchachon / Fotolia.com

PDF – ein vielseitiges und sicheres Format

Das PDF-Format bringt viele Vorteile mit sich. Einmal angelegt, werden die Inhalte gleichbleibend dargestellt, egal ob sie am Laptop, Smartphone, via Power Point oder über den Browser geöffnet werden. Für das Öffnen ist auch längst nicht mehr das Programm Adobe Acrobat Reader notwendig.

Bei einem PDF handelt es sich um die Abkürzung für "Portable Document Format", welches 1993 von Adobe Systems auf den Markt gebracht wurde. Hauptziel war es, Dokumente plattformunabhängig öffnen zu können. Damit stieß Adobe in eine Marktlücke vor, denn viele Nutzer ärgerten sich über den damaligen Zustand, dass Textdateien nur geöffnet werden konnten, wenn sie selbst das Programm installiert hatten, mit dem die Textdatei erstellt wurde. Mittlerweile ist mehr als ein viertel Jahrhundert vergangen und das PDF-Format ist aus dem Alltag von Unternehmen, aber auch von Privatpersonen, nicht mehr wegzudenken. Mit der Geburt des neuen Textformates wurde es dem Nutzer ermöglicht, nicht nur Schriftarten, sondern auch eingebettete Grafiken sowie das gesamte Layout plattformungebunden abzuspeichern.

PDF-Dateien können in der Regel nur mit spezieller Software verändert werden, was jedoch meist von Vorteil ist. Aus diesem Grunde versenden Behörden oder Firmen gerne ihre Dokumente im Format PDF. Sie können somit weitgehend ausschließen, dass etwa Vertragsunterlagen oder wichtige Interna vom Endnutzer verändert werden.

Das PDF-Format bietet zahlreiche Vorteile

Neben der Nutzbarkeit auf jedem Computer und der Verhinderung einer Text-Manipulation durch den Endnutzer bietet PDF noch weitere Vorteile: Die zum Lesen der PDF-Datei erforderliche Software (Adobe Acrobat Reader) ist kostenlos und kann jederzeit aus dem Internet heruntergeladen werden. Für den Leser entstehen also keine Kosten - ein wichtiger Faktor und einer der Hauptgründe, weshalb sich das PDF-Format so schnell verbreiten konnte. Wer eine PDF-Datei erstellen möchte, benötigte indes lange das kostenpflichtige Programm Adobe Acrobat.

Mittlerweile hat Adobe jedoch seine Monopolstellung eingebüßt und es gibt zahlreiche - mitunter kostenlose - Tools, mit deren Hilfe sich PDF-Dateien erzeugen lassen. Durch gratis Schreibprogramm-Plugins, das sind Erweiterungen für ein Textprogramm, lassen sich sogar PDF-Dateien direkt aus reinen Textdateien erzeugen.

Ein weiterer Vorteil ist die klare und unverrückbare Darstellung des gesamten Inhaltes. Bei Worddateien kann es je nach Kompatibilität zu Darstellungsproblemen kommen. Dabei werden Textelemente, Boxen oder Grafiken verzerrt oder übereinandergelegt angezeigt. Dieses Problem wurde mit Einführung der PDFs behoben. Alle Elemente werden beim Endnutzer genauso angezeigt, wie sie vom Autor erstellt wurden.

Vorteilhaft bei einer PDF Datei ist der relativ hohe Sicherheitsstandard. Während der Erstellung kann der Autor einen Passwortschutz integrieren oder sogar das Kopieren bzw. Drucken von Textpassagen deaktivieren. In PDF Dateien können leicht Verlinkungen integriert werden, welche aus dem Dokument heraus geöffnet werden können. Dies ermöglicht eine interaktive Gestaltung des PDFs. Aus diesem Grunde hat sich das Format für E-Books ebenso bewährt wie für Anleitungen oder Ratgeber. Mittlerweile hat sich PDF aufgrund der fehlenden Kompatibilitätsprobleme auch als Format zur Archivierung von Dokumenten in elektronischer Form durchgesetzt.

Öffnen von PDF-Dokumenten

Damit eine PDF Datei geöffnet werden kann, kann wie bereits erwähnt das Programm "Adobe Acrobat Reader" verwendet werden. Es ist allerdings auch möglich, eine beliebige andere PDF-Software zu verwenden. Aufgrund der Beliebtheit des Formats gibt es auf dem Markt eine Vielzahl kostenloser und kostenpflichtiger Programme, die PDF-Dokumente anzeigen können. Nach Installation der Software werden alle sich auf dem PC befindlichen PDF-Dateien mit dieser verknüpft. Dadurch kann die Datei mit einem Doppelklick geöffnet werden. Aus dem Programm heraus wird ein PDF-Dokument durch "Datei > Öffnen" abgerufen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, sich die Datei direkt im Webbrowser anzeigen zu lassen, falls eine Browser-Erweiterung zum Anzeigen von PDF-Dateien (PDF-Plugin) installiert wurde.

Um sich eine PDF Datei auf dem Smartphone anzeigen zu lassen, wird ein PDF-Reader benötigt, der im Google Playstore oder Apple App Store kostenlos zur Verfügung steht. Auf manchen - zumeist neueren - Geräten ist diese App bereits installiert. Auch für das Smartphone gibt es eine Vielzahl an PDF-Readern, darunter "Google PDF Viewer", "Polaris Viewer" oder den "Acrobat Reader", das Original aus dem Hause Adobe. Es bietet sich an, die PDF-Datei direkt herunterzuladen. Anschließend wird der Download-Ordner aufgesucht und die Datei geöffnet. Das Smartphone wird nun das Programm starten, welches die PDF-Datei anzeigt. Generell gilt, dass diese Dokumente nicht verändert werden können, dafür kann davon ausgegangen werden, dass die Datei auf dem eigenen Smartphone so angezeigt wird, wie sie erstellt wurde.

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