Im Homeoffice und Büro

Tipps für die erfolgreiche Videokonferenz: Moderieren, Präsentieren und Co.

In Zeiten wachsender Tätigkeit im Homeoffice nimmt auch die Bedeutung der Videokonferenz zu. Doch diese will optimal vorbereitet werden. Nicht nur technisch ist einiges zu beachten. Wir geben Tipps zur effizienten Gestaltung einer Videokonferenz.

07.08.2020, 15:31 Uhr
Zoom Videokonferenz© Zoom Video Communications, Inc.

Videokonferenzen liegen im Trend

LaptopWegen Corona arbeiten viele Menschen im Homeoffice - der Kontakt zu Kollegen und Kunden erfolgt häufig per Videokonferenz.© WavebreakMediaMicro / Fotolia.com

Die weltweite Pandemie hat einen Großteil der Welt zum Erliegen gebracht. Das hat zur Folge, dass immer mehr Menschen, im Rahmen sozialer Distanzierung, von zu Hause aus arbeiten. Eine Videokonferenz hat deshalb in den letzten Monaten sehr an Beliebtheit gewonnen. Sie ist, abgesehen von der persönlichen Kommunikation, die effektivste Methode für die Zusammenarbeit. Sie findet nicht nur bei Team-Besprechungen, sondern auch bei Einzelgesprächen, Verkaufsgesprächen, Fernkonferenzen oder Onlineunterricht Anwendung. Eine Videokonferenz ist heutzutage mehr als eine Alternative zur persönlichen Konversation. Sie lässt sich schnell organisieren und ist kostengünstiger, da kein Konferenzraum erforderlich ist und keine Reisekosten anfallen.

Wie man eine Videokonferenz erfolgreich moderiert

Auch wenn man das Haus nicht verlässt, arbeitet man noch mit Kollegen und potenziellen Kunden zusammen. Die Teilnehmer einer Videokonferenz sollte man immer wie seine Kunden behandeln und sich selbst im besten Licht präsentieren. Daher ist es wichtig, das äußere Erscheinungsbild nicht zu vernachlässigen. Hier sollte man klassische Kleidung bevorzugen und nicht mit auffälligen Mustern oder Accessoires ablenken. Der Standort sollte ohne störende Hintergründe gewählt werden, die den Moderator beeinträchtigen könnten. Außerdem sollte bei einer Videokonferenz für genügend Beleuchtung gesorgt werden, um Schatten auf dem Gesicht zu vermeiden. Damit die Stimme nicht zu laut oder zu leise ist, sollte das Mikrofon in optimalem Abstand positioniert sein.

Damit keine vertraulichen Informationen angezeigt oder abgehört werden können, sollten Video- und Audiofunktionen deaktiviert werden, wenn der Anruf beendet ist. Um eine Videokonferenz unvergesslich zu machen, sollte man keine Vorträge halten oder monoton moderieren. Konstruktive Fragen beschäftigen die Teilnehmer und Bilder, Grafiken und Videos zum jeweiligen Thema sorgen für Abwechslung. Während einer Videokonferenz sollte der Moderator alle wichtigen Punkte und möglichen Ziele handschriftlich notieren, um die anderen Teilnehmer nicht mit dem Geräusch der Tastatur zu belästigen.

Die Vorbereitungsphase einer Videokonferenz

lüftenFenster sollten während einer Videokonferenz geschlossen werden, um Störgeräusche von außen zu vermeiden.© thingamajiggs / Fotolia.com

Um eine Videokonferenz erfolgreich zu gestalten, sollten im Vorfeld alle Störquellen ausgeschaltet werden. Geschlossene Fenster verhindern, dass Straßengeräusche zu Unterbrechungen führen. Dekorationsgegenstände und unordentliche Regale sollten vorab aus dem Sichtfeld der Kamera entfernt werden. Natürliches Licht, Deckenleuchten oder Seitenbeleuchtung sorgen für eine gleichmäßige Beleuchtung des Gesichts. Um Blendeffekte zu vermeiden, sollten reflektierende Gegenstände außer Sichtweite gebracht werden. Zeitzonenunterschiede müssen bei einer Videokonferenz berücksichtigt werden, da sonst einige Teilnehmer möglicherweise nicht rechtzeitig an der Besprechung teilnehmen können.

Das Erledigen weiterer Aufgaben parallel zur Videokonferenz sollte unbedingt vermieden werden. Die Aufmerksamkeit sollte voll und ganz auf dem Online-Meeting, den Teilnehmern und den Inhalten liegen. Zur Vorbereitungsphase einer Videokonferenz gehört auch eine eigene Agenda, in welcher man sich notiert, welche Inhalte man selbst gerne mit den Teilnehmern besprechen würde. Wichtige Diskussionspunkte sorgen dafür, dass jeder informiert und vorbereitet zur Videokonferenz erscheint.

Die Rolle des Moderators und das Equipment

BildschirmarbeitFunktionieren Webcam und Mikrofon? Dies sollte vor dem Start der Videokonferenz überprüft werden.© Carlosseller / Fotolia.com

In den meisten Fällen wird eine Videokonferenz von einem Moderator begleitet. Dieser führt alle Teilnehmer durch das Meeting und erteilt einzelnen Mitgliedern das Wort. Eine besonders wichtige Rolle spielen bei der Videokonferenz auch alle technischen Geräte. Die Überprüfung von Hardware und der Audio- und Videoeinstellungen stellt sicher, dass die Geräte wie erwartet funktionieren.

In den meisten Fällen kommen eine Kamera, ein Mikrofon oder Headset zum Einsatz. Die Kamera sollte so ausgerichtet werden, dass man selbst im besten Licht erscheint. Direkte Sonneneinstrahlung ist allerdings zu vermeiden, weil die Bildqualität darunter leiden könnte. Sollte man zum ersten Mal eine Videokonferenz moderieren, dann ist es erforderlich, dass man sich zuvor mit der Technik, ihrer Funktion und Handhabung vertraut macht. Nur so kann ein reibungsloser Ablauf garantiert werden. Während der Videokonferenz sollte man stets den Blickkontakt zu den anderen Teilnehmern halten, um aufmerksam und persönlich zu erscheinen.

Verhaltensregeln für die Teilnehmer

LaptopDer eigene Arbeitsplatz im Homeoffice sollte vor einer Videokonferenz aufgeräumt werden.© nyul / Fotolia.com

Um sich angemessen zu präsentieren, sollte man angemessene Kleidung und ein Erscheinungsbild wählen, welches dem eigenen Berufsstand entspricht. Gleiches gilt auch für den jeweiligen Arbeitsplatz oder Schreibtisch, der ebenfalls optisch von anderen wahrgenommen wird. Dieser sollte zuvor aufgeräumt werden. Eine Videokonferenz beginnt in der Regel damit, dass die einzelnen Teilnehmer sich kurz gegenseitig begrüßen. Erst danach wird der Moderator die Führung übernehmen und die einzelnen Teilnehmer zu Wort rufen, damit die Zielsetzungen einer Videokonferenz besprochen werden und ein Informationsaustausch stattfinden kann.

Wenn ein anderer Teilnehmer spricht, ist es empfehlenswert, dass man das eigene Mikrofon auf lautlos stellt, damit mögliche Störgeräusche vermieden werden. Für die Dauer der Videokonferenz sollte man keinerlei anderen Tätigkeiten nachgehen. Nur so erspart man allen Teilnehmern Zeit, weil man die volle Aufmerksamkeit auf die Videokonferenz richtet und so alle Inhalte nachvollziehen kann. Sobald ein Teilnehmer spricht, hält man sich selbst zurück und fällt niemanden ins Wort. Stattdessen wartet man ab, bis man sicher ist, dass der andere Teilnehmer seinen Beitrag zu Ende präsentiert hat. Außerdem ist es wichtig, eine klare und deutliche Aussprache zu verwenden.

Es gilt zu beachten, dass man während der gesamten Videokonferenz von allen Mitgliedern gesehen werden kann. Deshalb sollte man die eigene Körpersprache immer kontrollieren. Es ist ausgesprochen unhöflich, wenn man eine Videokonferenz ohne Angaben von Gründen verlässt. Um den anderen Teilnehmern keine wertvolle Zeit zu rauben, sind Pünktlichkeit und Zuverlässigkeit ebenfalls wichtige Faktoren eines Online-Meetings.

Fazit: Die wichtigsten Punkte für eine erfolgreiche Videokonferenz

  • Störende Hintergründe vermeiden, Fenster schließen und für optimale Beleuchtung sorgen
  • Technische Geräte wie Webcam und Mikrofon vorab testen
  • Mikrofon auf lautlos stellen, wenn andere Teilnehmer sprechen
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